Arbeit, Führung, Organisation
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Die vierte Sorte der Verschwendung

Mura, Muri und Muda – bekanntermaßen sind das nicht die Cousinen von Tick, Trick und Track, sondern die drei großen Sorten operativer Verschwendung aus der Lean Management-Lehre. Die drei Ms sind Zeit- und Geldschleudern weil sie das Gegenteil wertschöpfender Aktivitäten repräsentieren und jede Organisation ist gut beraten, diese Verschwendungsquellen zu reduzieren. Spätestens seit den 1980er Jahren ist »Verschwendologie« zur Wissenschaft erhoben worden und wird wirksam verfolgt. Soweit so gut.

Vierte-Sorte-der-Verschwendung

Managementfolklore im sozialen System

Es gibt allerdings noch eine vierte Sorte der Verschwendung, die aus Japan seinerzeit nicht übermittelt wurde. Ich gehe davon aus, dass sie damals irrelevant war und bei den Lean-Pionieren keinerlei Probleme verursacht hat. Mittlerweile ist sie aber zur vielleicht gewichtigsten und verlustreichsten Form der Verschwendung herangewachsen: die Managementfolklore.

Darunter verstehe ich nun kein Märchen über die Entstehung von Management, sondern vielmehr alle Tätigkeiten in einem Unternehmen, die lediglich dazu dienen, die formale Struktur einer Organisation aufrechtzuerhalten. Die vierte Art der Verschwendung begehen Menschen, wenn sie nicht arbeiten, sondern Arbeit spielen. Das tun sie in Produktionshallen und gleichermaßen in den Büroetagen der Unternehmen. Und sie tun das nicht gerne, bewusst oder absichtlich. Sie haben es sich vielmehr so eingehandelt und nun können sie nicht mehr anders.

Was hier noch recht unverständlich klingt, leuchtet mit einem Ausflug in die Systemtheorie schnell ein. Jedes soziale System – und auch Unternehmen zählen in diese Kategorie – besteht demnach streng genommen nicht aus Menschen, sondern aus Kommunikation. Natürlich ist die Anwesenheit von Menschen die Voraussetzung von Kommunikation. Setzen Sie aber Menschen in einen Raum und verhindern jegliche Kommunikation, dann haben Sie nur einen Haufen Biomasse und kein soziales System. Und schon gar kein Unternehmen.

Wenn Sie nun dieser Prämisse folgen und davon ausgehen, dass Unternehmen aus Kommunikation bestehen, dann bedeutet das für jeden Mitarbeiter – egal ob Führungskraft, Teammitglied oder Reinigungskraft –, dass er in der Art an der Kommunikation teilnehmen muss, dass die Strukturen der Organisation erhalten bleiben. Tut er das nicht, muss er früher oder später mit Konsequenzen rechnen. Autsch.

Nichts als Theater

Aber welche Form der Kommunikation fördern die Strukturen der Unternehmen denn nun? Und was hat das mit Verschwendung zu tun? Natürlich wissen Sie, dass Unternehmen durch formale Strukturen geprägt sind. Rein formal wimmelt es im Unternehmen von Policies, Hierarchien, Prozesshandbüchern oder Reportingwegen inkl. dotted lines, Der Punkt ist: Wenn Sie in der formellen Struktur Ihres Unternehmens mitspielen, dann ist Ihre Rolle nicht in erster Linie dem Kunden, sondern dem Erhalt der Machtstrukturen verpflichtet. Ihr Verhalten entspricht dem, was von Ihnen erwartet wird, nicht dem, was Probleme löst. Sie arbeiten nicht wirklich, sondern Sie spielen Arbeit.

Beispiele gefälligst? Gerne: Jour-Fixes, Mitarbeitergespräche, Reporting, Workshops zur Kulturentwicklung, Budgetverhandlungen, Assessments, Prozessaudits, Projektstatusmeetings … you name it.

Weil es aber für den Kunden keinerlei Nutzen stiftet, wenn Machtstrukturen manifestiert werden, ist jede Tätigkeit, die diesem Ziel dient, nichts weiter als Verschwendung. Ja, in den Produktionshallen und noch viel mehr in den Büros der Chefs und anderen wichtigen Mitarbeitern findet häufig lediglich Arbeits-Theater statt. Soll heißen: Die Führungskräfte und ihre Mitarbeiter sehen zwar wahnsinnig busy aus, leisten aber keine Wertschöpfung, sie lösen keine Kundenprobleme. In manchen Unternehmen wird dadurch bis zu 50 % der Arbeitszeit verschwendet.

Jetzt könnten Sie natürlich sagen, dass all diese Beispiele sehr wohl notwendige Tätigkeiten sind. Und da gebe ich Ihnen recht – natürlich sind sie das. Aber eben nur deshalb, weil die derzeitige Organisationsform der Unternehmen es so verlangt. Und all diese Tätigkeiten – erfunden zum Zwecke der mittelbaren Effizienzsteigerung – verlieren ihren Nutzen dramatisch in Marktumfeldern, in denen nicht mehr allein durch Effizienz zu punkten ist.

Wenn ich den Belegschaften heutiger Unternehmen also vorwerfe, ihre Arbeitszeit mit Theater zu verschwenden, dann nicht deshalb, weil ich sie für faul halte. Nein, sie verausgaben sich nahezu dabei, ihre Rolle im Unternehmen auszufüllen und sie gut zu spielen. Nur tun sie das keinesfalls freiwillig. Sie wollen sehr wohl wertschöpfend arbeiten. Und damit ihre eigentlich Arbeit nicht komplett auf der Strecke bleibt, versuchen sie dann irgendwo auf der Hinterbühne – in der nach dem ganzen Theater verbleibenden Zeit – wertschöpfend zu sein: also das zu erledigen, was der Kunde so braucht. Ganz schön anstrengend!

In der Zwickmühle

Aber das ist nicht alles. Abgesehen davon, dass diese Doppelbelastung zermürbend ist, kann die Theaterspielerei auch zu einer großen Zwickmühle werden – nämlich dann, wenn sich die inneren und äußeren Referenzen, also die Verhaltensanforderungen der Organisation und die der Kunden, widersprechen. Wenn das Kundenproblem etwa eine schnelle Entscheidung erfordert, die nötigen Schritte im Unternehmen aber beispielsweise erst noch mehrere Hierarchiestufen durchlaufen müssen, um letztlich vom Chef abgesegnet zu werden. Kennen Sie das?

Dass dann keiner mehr weiß, was er tun soll, ist wohl klar: Kundenproblem lösen oder die Organisation zufriedenstellen? Entscheiden sie sich gegen die interne Referenz, müssen Sie über kurz oder lang Konsequenzen fürchten. Will aber keiner. Also passen sie sich an die Anforderungen der Unternehmensstruktur an. Und der Kunde? Ja, der bleibt auf seinem Problem sitzen. Schön blöd.

Jetzt mögen Sie denken: So hat es bisher doch super funktioniert, warum also was ändern? Ja, stimmt. Bisher. Aber erstens erschöpft das Theaterspiel die Menschen und macht sie krank. Und zweitens sind diese formellen Strukturen, die die Menschen mit ihrem Verhalten aufrecht erhalten, absolut unfähig, mit der heutigen Dynamik der Wirtschaft umzugehen. Sie sind zu sklerotisch und viel zu langsam, um den sich ständig ändernden Anforderungen der Unternehmensumwelt und der Kunden etwas adäquates entgegenzustellen.

Die Menschen in Unternehmen wären also gut beraten, die Managementfolklore aufzugeben. Wenn sie nämlich nicht bald anfangen, zurück an die Arbeit zu gehen, tatsächlich Kundenprobleme zu lösen und flexibler zu werden, und stattdessen lieber durch ihr Theater die alten Strukturen aufrecht erhalten, lässt sich eines nicht vermeiden: die Unternehmen gehen früher oder später unter.


 

 

 

6 Kommentare

  1. M. Darger sagt

    Ein wertvoller Beitrag. Beim ersten Lesen empfand ich weitestgehend Zustimmung. Speziell eine unzureichende Kommunikationskultur führt in Unternehmen zu vielen Reibungsverlusten. Bei näherer Betrachtung ist mir aber aus dem Text nicht ganz klar geworden, wie denn stattdessen konkret gearbeitet werden soll. Ohne gewisse Regeln und Routinen hinsichtlich Abläufen und Entscheidungen funktionieren m.M. nach -besonders größere – Organisationen auch nicht besonders wertschöpfend. Dazu gehören eben auch die ungeliebten Reports, Audits oder Regeltermine, die ja auch dem Zweck dienen, das Getane auf Wirksamkeit und Erfolg zu reflektieren, um die richtigen Schlüsse für die zukünftige und nachhaltige Ausrichtung des Handelns zu ziehen. Mein Fazit ist, dass sich die meisten Mitarbeiter klare Regeln der Kommunikation und Entscheidung wünschen, ohne dabei in einem zu starren und komplexen bürokratischen Zwangskorsett gefangen zu sein. Die Organisation sollte einigermaßen „geschmeidig“ auf die äußere Marktdynamik reagieren können, ohne dass dabei ihre innere Struktur zerfällt.

    • Danke für die Einschätzung.

      Ich propagiere eine essentielle Unterscheidung: es gibt Probleme, die ein Unternehmen zu lösen hat, für die es Wissen gibt. Diese Probleme hat das Unternehmen schon einmal gelöst und es hilft jedermann, dass für diese Probleme das vorhandene Wissen in Form von Regeln etc. bereitgestellt wird. Alles andere wäre unwirtschaftlich – das spürt auch jeder Mitarbeiter und wünscht sich dadurch Stabilität.

      Auf der anderen Seite wächst aber die Anzahl der Probleme, die auf Überraschungen basieren dramatisch an. Und für dieses Problem gibt es kein Wissen und es kann daher auch keine wirksamen Regeln etc. geben. Hier muss Selbstorganisation möglich sein.

      Ein wettbewerbsfähiges Unternehmen braucht daher beides.

  2. Karlheinz Bauer sagt

    Leider habe ich den Artikel erst heute gefunden – ja man kann nur zustimmen. In den meisten Management Etagen werden hauptsächlich “Bauklötze” hin und her geschoben. Natürlich ist sicher, dass wer heute noch nicht begriffen hat, dass der Kunde und dessen Interessen den absoluten Vorrang haben muss, bleibt auf die Dauer auf der Strecke.

    Es ist offensichtlich, dass selbst Betriebe die früher erstklassiges Rating hatten heute einer Übernahme oder dem Niedergang ins Auge sehen. Die Arroganz des „old“ Management wird hart bestraft.
    Es gibt genug Beispiele in denen man sieht, dass Erstklassige Adressen heute bereits Headquarters in Ländern haben die wir früher als Exotisch bezeichnet haben.
    Zurück in Deutschland musste ich mit Entsetzen feststellen, dass Moderne Methoden hier nicht weit verbreitet sind oder nur stümperhaft angewendet werden – wenn überhaupt. Hoffentlich verpassen nicht zu viele den Anschluss, sonst bleibt uns nichts anderes übrig als bald eine Fremdsprache zu lernen die uns sicher nicht leicht fällt (Arabic, Chinese, uvam.)

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