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FREEZE – Kälteschock für Projekte

»Zugriff verweigert.«

Bitte was? Das Projekt haben Sie doch selber angelegt. Und das Projekt vom Kollegen ist auch weg.

Leise Panik macht sich in Ihnen breit. Ist das ein EDV-Problem? Die EDV meint: »Nein, alles in Ordnung, der Ordner wurde verschoben, Sie haben keinen Zugriff mehr darauf.« Aber wie sollen Sie dann an dem Projekt arbeiten?

Ein Anruf beim Chef gibt Ihnen Antwort: »Gar nicht!«

Wurden Sie abgezogen? Will der Chef Sie loswerden, findet Sie nicht gut genug? Oh nein, keine Sorge. Es ist schlicht eine Maßnahme, damit Projekte schneller fertig werden.

Wenn Sie jetzt endgültig verwirrt sind, dann habe ich dafür vollstes Verständnis. Aber sagen Sie mir nicht, dass Sie das Ausgangsproblem nicht kennen – sich unendlich hinziehende Projekte, die niemals oder nur verspätet fertig werden.

Das Multitasking-Problem

Gründe dafür gibt es genug. Wenn Unternehmen feststellen, dass sie ihre Projekte selten rechtzeitig abschließen, begehen sie häufig den Fehler zu glauben, dass sie den Zeitrahmen zu ehrgeizig gesteckt haben. Die Lösung erfolgt dann so schnell wie folgenschwer: mehr Puffer einplanen. Oder der Fehler wurde an anderer Stelle begangen und es wurden zu viele Projekte gleichzeitig gestartet.


Egal welcher Grund es auch ist – sie kommen auf einen gemeinsamen Nenner: Es sind zu viele Projekte parallel im Unternehmen. Das führt unweigerlich zu Multitasking und das Management muss entscheiden, wo es seine Aufmerksamkeit hinlenkt. Das ist ein ziemlich aufwändiges und unerquickliches Unterfangen. Das Problem dabei ist zudem: Echtes Multitasking ist nicht möglich. Und wenn er zwischen mehreren Aufgaben hin und her springt, verliert er wertvolle Zeit, weil er sich bei jedem Wechsel von einem Projekt zum anderen erst wieder einarbeiten muss. Entwickler gaben an, dass es sie bei komplizierten Projekten teilweise bis zu einem ganz Tag kostet, wieder vollständig in der Problemstellung drin zu sein.

Das bedeutet: ›Multitasking‹ ist eine wahnsinnig verschwenderische Tätigkeit. Alles wird angefangen, aber nichts wird fertig. Also noch größerer Puffer einbauen. Herzlich willkommen im Teufelskreis.

Den Teufel abkühlen

Nun gibt es glücklicherweise Möglichkeiten, wie Sie sich aus diesem Teufelskreis befreien können. Besonders effektiv: Frieren Sie Ihre Projekte ein. Nein, damit meine ich nicht, den Thermostat runter zu drehen, bis Ihre Mitarbeiter an Frostbeulen leiden. Damit meine ich, an einem Teil der Projekte gar nicht mehr zu arbeiten, damit letztlich alle schneller fertig werden. Ja, das klingt zunächst kontraintuitiv, es funktioniert aber – weil Sie sich so auf die übrig gebliebenen Projekte konzentrieren können und durch den geringeren Bestand die Durchlaufzeiten purzeln.

Wie genau das funktioniert? Unternehmer, Führungskräfte, Mitarbeiter oder alle gemeinsam machen eine Projekt-Inventur. Sie listen alle Projekte auf, die zum aktuellen Zeitpunkt im Unternehmen laufen (sowohl interne als auch Kundenprojekte) und picken sich dann diejenigen raus, an denen tatsächlich gearbeitet wird und die am nächsten an der Fertigstellung sind. An denen arbeiten sie weiter. Diejenigen, an denen faktisch niemand mehr arbeitet, werden ganz gestrichen. Brauch ja offensichtlich keiner. Ich war beispielsweise einmal in einem Unternehmen, da waren manche Projekte bereits über fünf Jahre alt. Die waren schon komplett tot und wären niemals zu Ende gebracht worden – also raus damit.

Freeze - Kälteschock für Projekte

Den Teufelskreis auskühlen | ©alphaspirit – Fotolia.com #61624906

Alle anderen Projekte werden sofort eingefroren. Das kann bedeuten, Ordner wegzuschließen, eine Maschinen der Werkhalle mit rot-weißem Band abzusperren, digitale Ordner mit Passwörtern zu schützen, die Projektplantafel abzuhängen, etc. Kurz: Auf jeden Fall zu verhindern, dass irgendjemand an einem eingefrorenen Projekt arbeiten kann. Sollte dann plötzlich ein Mitarbeiter ohne Arbeit dastehen, weil er nur an einem Projekt gearbeitet hat, das nun auf Eis liegt, dann hilft er eben an anderer Stelle mit, damit die Arbeit dort schneller vorangeht.

Mehr Fokus, bitte!

Bevor Sie nun in Panik verfallen und denken, dass das Ihr Unternehmen in den Ruin treiben könnte: Keine Sorge. Nach meiner Erfahrung können locker etwa 30 % aller Projekte eingefroren werden, ohne dass es einen größeren Schaden für das Unternehmen gibt. Denn sobald ein Projekt abgeschlossen wurde, wird eines der eingefrorenen wieder aufgetaut. Und dann können Ihre Mitarbeiter mit mehr Fokus daran arbeiten.

Was das bringt? Die Anzahl der Projekte, die gleichzeitig bearbeitet werden, wird begrenzt und die Termintreue aller Projekte wird dramatisch erhöht. Die Projekte, die nicht eingefroren werden, werden schneller fertig, weil die Mitarbeiter nicht durch andere Projekte davon abgelenkt werden. Und die eingefrorenen Projekte werden zwar erst später wieder bearbeitet als ursprünglich geplant, dafür aber fokussierter und unterbrechungsfreier fertiggestellt.

Das bedeutet natürlich auch, dass Sie neue Projekte erst dann anfangen, wenn wirklich die Kapazitäten dazu im Unternehmen sind, wenn also andere Projekte bereits abgeschlossen sind. Nicht einfach mal alle Projekte starten und dann für eine gefühlte Ewigkeit unbearbeitet rumliegen lassen. Ich nenne das ›aggressives Abwarten‹. Und die Zeit, bis Sie das Projekt tatsächlich starten, können Sie unter anderem darauf verwenden, sich mit dem Kunden besser abzustimmen, damit möglichst wenige Informationen fehlen, wenn es wirklich losgeht. Dann ist alles bereit für den Projektstart und die Mitarbeiter können störungsfrei arbeiten.

Hauptsache, es wird entschieden

Letztlich bedeutet das, dass die Bearbeitungszeit eines Projekts zwar unverändert bleibt, die Durchlaufzeit jedes einzelnen Projekts sich jedoch verkürzt. Heute beobachte ich dabei nämlich Erschreckendes – dass in eine Durchlaufzeit von hundert Einheiten gerade mal eine Einheit Bearbeitungszeit fällt. Das ist doch irre, wie lange Projekte brach liegen. Wenn Sie ihnen aber einen Kälteschock versetzen, müssen Sie früher oder später gar keine Projekte mehr einfrieren – weil Sie nämlich Stück für Stück alle alten Projekte vom Eis geholt und die neuen erst dann gestartet haben, wenn es an der Zeit war.

Und noch ein Wort zum Schluss, bevor Sie fürchten, dass es in der Struktur Ihrer Organisation gar nicht möglich sei, Projekte einzufrieren: Es braucht keine aufbauorganisatorischen Änderungen im Unternehmen. Egal ob bei Ihnen klassisches Management herrscht, Sie ein New Work-Unternehmen führen oder komplette Anarchie herrscht – Hauptsache ist, es wird entschieden, DASS und welche Projekte eingefroren werden. Wer das tut – ob Führungskraft, Unternehmer, Mitarbeiter oder ein abgerichteter Rhesusaffe, der mit Dart-Pfeilen auf Projektlisten wirft –, ist gänzlich unwichtig.


 

 

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