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Projektverzögerung: Wenn die Yacht zu kurz ist

Fertigstellung März 2016. Das war mal der Plan für den Berliner Flughafen. Dass dieses Ziel schon längst nicht mehr realistisch ist, weiß wohl jeder. Naja, immerhin haben sie den Point of No Return erreicht – jedenfalls laut dem neuesten Flughafenchef Karsten Mühlenfeld.

Ähnlich das Bahnprojekt Stuttgart-Ulm: Ursprünglich sollte es 2019 abgeschlossen sein, nun wird der Bahnhof vermutlich erst 2022 eröffnet. An der Elb-Philharmonie-Baustelle sind übrigens die Baukräne abgebaut worden – sieht gut aus. Von außen.

Dass sich öffentliche Projekte verzögern, scheint nahezu Pflicht zu sein. Und gerne beschweren sich die Steuerzahler dann über die Unfähigkeit von öffentlichen Einrichtungen und die unnütze Verschwendung von Steuergeldern. Verständlich.

Verzögerung nicht nur bei Großprojekten

Für ärgerliche Verzögerungen muss es aber gar kein milliardenschweres Großprojekt sein. Auch Unternehmen sind vor Projektverzögerungen nicht gefeit.

»Ist das immer noch nicht fertig?«

»Wie, nochmal eine Besprechung für das Projekt? Das war doch alles schon längst festgelegt.«

Wie oft ertönen solch verwunderte Ausrufe wohl jeden Tag in Unternehmen weltweit? Und wie oft haben Sie sich schon darüber geärgert?

Da regen sich die Projektleiter und Chefs darüber auf, dass die Projekte nur schleppend vorankommen und immer wieder Dinge, die eigentlich schon seit Projektstart abgestimmt waren, korrigiert und angepasst werden müssen. »Wenn hier doch nur jeder mal seinen Job machen würde, dann wären wir schon längst fertig«, heißt dann gerne. Sei es in der Entwicklung einer Maschine oder der Realisierung von Marketingprojekten. Egal ob interne oder externe Projekte – selten werden sie rechtzeitig fertig. Ich kann schon verstehen, dass das frustriert.
Planung – welch schöne Illusion

Es ist aber heutzutage auch gar nicht mehr anders zu erwarten. Und wie so oft, liegt das Problem im Unternehmen und seinen Prozessen.

Unternehmen planen ihre Projekte meist von Anfang an klar durch. Vor Projektstart wird festgelegt, was das Produkt können soll, bis wann es fertiggestellt wird, welche Mitarbeiter sich daran beteiligen und wie viel es kosten darf. Klingt erstmal vernünftig.

Das Problem ist aber: Eine solche Planung ist reine Illusion.

Warum? Weil die Planung immer aufgrund der Kundenwünsche stattfindet – aber der Kunde keine Ahnung hat, was er will. Nun gut, natürlich weiß er es grob, aber bei Weitem nicht so präzise wie er es sich selber eingesteht.

Darum ist beispielsweise auch jeder Häuslebauer überfordert, wenn der Architekt ihn fragt, welche Fliesen er denn im fertigen Haus haben möchte. Trotzdem muss er sich entscheiden. Das tut er auch – nach bestem Wissen und Gewissen im Vorhinein – und seine Entscheidung landet im Plan für den Generalunternehmer.

Nach der Fertigstellung sieht das Bad dann aber doch irgendwie größer oder kleiner oder heller oder dunkler oder einfach anders aus, als er es sich gedacht hatte. Und das Altweiß wirkt auf so großer Fläche doch eher wie Hellgrau. Ganz schön erdrückend. Lässt sich das vielleicht nochmals ändern?

Sicherlich könnten Sie Kunden deshalb als doof oder nicht professionell oder nicht vorausschauend genug bezeichnen. Aber das will ich den Kunden gar nicht vorwerfen. Denn wie wollen sie wissen, ob ein Produkt, eine Maschine oder eine Serviceleistung ihre Ansprüche erfüllt, bevor sie sie nicht ganz real gesehen haben? Durch den Fortschritt eines Projekts überlagert sich das Anfangswissen dazu – und dann stellt sich eben manchmal heraus, dass es doch nicht so ganz ideal war.

Projektverzögerung: Wenn die Yacht zu kurz ist

Ich habe beispielsweise einmal einen Hersteller von Edelyachten besucht. Der Geschäftsführer hat mich herumgeführt und mir die Produktionsstätte gezeigt. Vor allen Yachten stand ein Schild mit Arbeitstitel und der Länge des Schiffes. Bei einem waren die aufgedruckten 76 Meter durchgestrichen und handschriftlich stand darüber: 84 Meter. Als ich danach fragte, meinte er nur: „Daran können Sie sehen, was für Kunden wir haben. Wir haben die Yacht mit dem Kunden zusammen entwickelt, seine Vorstellungen festgehalten und gemeinsam konfiguriert. Jetzt war er zum ersten Mal mit seiner Frau hier. Die fand dann plötzlich das Sonnendeck etwas klein.“

Nun gut, das mag ein etwas exzentrisches Beispiel sein, verdeutlicht aber dennoch genau meinen Punkt: Der Kunde weiß oft erst später, wenn er schon zumindest einen Teil seines Auftrags gesehen hat, was er eigentlich möchte.

Neue Anforderungen

Dass sich Projekte verzögern, liegt aber nicht nur am Unwissen und mangelndem Vorstellungsvermögen der Kunden. Dies wird nämlich noch von Umweltveränderungen überlagert, darüber habe ich hier schon häufig geschrieben. Vom Projektstart bis zur Fertigstellung kann viel passieren, und das tut es auch – gerade bei Großprojekten, die über einen langen Zeitraum laufen. Schließlich verändert sich das Umfeld eines Unternehmens – und natürlich auch jeder Privatperson mit Yachtwunsch – fortlaufend.

Eine neue Gesetzeslage, der Wegfall eines Produktzweigs, Umstrukturierung im Unternehmen, etc. pp. Oder der Auftragnehmer fängt an, das Projekt zu realisieren. Ups, da stellt er fest, dass er mit dem geplanten Werkstoff gar nicht die Festigkeit erreicht und er einen neuen braucht, mit dem er noch nie gearbeitet hat. Oder die Genauigkeit der Maschine lässt sich nicht so leicht hinbekommen, wie er dachte. Beispiele kennen Sie sicherlich selbst viele. Schon sind die ursprünglichen Anforderungen dahin. Und dann haben Sie den Salat.

So ist es bei geradezu allen Projekten, die heute Relevanz haben: Die Planung vom Projektstart hat bei Fertigstellung nichts mehr mit der Realität zu tun.

Ein bisschen Flexibilität

Wenn klassische Projektplanung sowieso nicht funktioniert, dann können Sie ja auch einfach drauf los arbeiten und am Ende sehen, was dabei rauskommt. Oder? Mitnichten. Natürlich brauchen Sie zumindest eine grobe Idee, worauf Sie hinarbeiten. Aber – ja, hier kommt das Aber – die Details des Projekts liegen eben hinter grauem Nebel. Denn wenn etwas einzigartig oder einmalig ist (und das ist es bei Projekten immer, sonst wären es Prozesse), wird erst mit der Zeit deutlich, wie sie gut werden.

In der Softwareentwicklung beobachte ich seit Jahren schon eine interessante und sehr bewährte Herangehensweise: die agile Entwicklung. Softwareentwicklern ist bewusst, dass sich die Anforderungen an Software fortlaufend verändern können. Darum verzichten Sie auf Lasten- und Pflichtenheft nahezu völlig. Vielmehr stellen die Entwickler gemeinsam mit dem Kunden eine Liste von allen Features auf, die er gerne in der Software hätte und ordnet sie nach Priorität, wie auf einer Perlenkette. Davon nimmt er sich die ersten Features, die die Entwickler dann in einem schnellen Verfahren realisieren, Sprint nennen das die Agilsten. Der Kunde erhält die Software und schiebt die nächsten Features nach.

In diesem Prozess kommt es immer wieder vor, dass sich die Prioritäten der Features verändern. Dann werden sie einfach an eine andere Stelle in der Liste verschoben. Es kann auch sein, dass manche Features komplett wegfallen, weil sie unwichtig geworden sind, oder dass aus vier Features plötzlich drei andere werden. Am Schluss führt diese Vorgehensweise genau zu dem Ergebnis, das sich der Kunde wünscht. Und ist schneller und billiger, als die Software nach den Anfangswünschen des Kunden zu bauen und hinterher sämtliche Änderungswünsche einzuarbeiten – und dadurch vielleicht das ganze Programm nochmals umschreiben zu müssen.

Viele kleine Projekte

Jawohl, in der Softwarebranche haben die Unternehmen bereits verstanden, dass sie an der ursprünglich geplanten Funktionalität ihrer Produkte nicht rigide festhalten können, sondern locker lassen müssen. Alles andere klingt vielleicht professionell, ist aber eigentlich nur ein infantiles Gespinst.

Nun will ich keine Methode hochhalten. Methoden sind mir zuwider. Aber die Grundidee hinter der agilen Entwicklung finde ich super. Statt einem großen Projekt gibt es 50 Miniprojekte. Das macht ein Projekt zwar nicht zwingend schneller, aber doch wesentlich realitätsgetreuer und damit werthaltiger.

Was ich damit sagen will: Das Problem von verzögerten Projekten liegt einerseits beim Auftraggeber, weil er denkt, er müsse Klarheit darüber haben, was er will. Und andererseits im Unternehmen, weil es sich bei seiner Planung darauf verlässt, dass es der Kunde tatsächlich weiß.

Manager, Projektleiter und Mitarbeiter könnten sich also eine Menge Nerven und cholerische Ausbrüche sparen, wenn sie einmal von der Planung ablassen würden – und stattdessen eine schrittweise anpassbare Vorgehensweise wählen.


 

 

3 Kommentare

  1. Marc L. sagt

    Hallo Herr Vollmer,

    wieder einmal ein sehr treffender und lesenwerter Beitrag. Bei der Thematik „agile Entwicklung“ sollte man aber durchaus einen etwas kritischeren Blick haben. Meine aktuelle Erfahrung in einem Projekt mit einem IT-Untenehmen ist nämlich, dass man sich auch sehr gut hinter einer agilen Entwicklung verstecken kann, wenn man die Hausaufgaben einfach nicht rechtzeitig gemacht, oder doch größere Probleme hat die ursprüglich versprochene Leistung zu erbringen.
    Ich sehe mnach diesen Erfahrunge hier zwar durchaus einen positiven Ansatz bin aber der Meinung, dass die Projektleiter bei Themen wie agiler Entwicklung oder Scrum gefordert sind, die Controllingaufgaben noch ernster zu nehmen.

  2. Wirklich ein sehr informativer und treffender Text. Besonders den Ausführungen im Yachtbereich kann ich als Yachtvermittler absolut bestätigen. Die Suche nach der passenden Yacht ist aufgrund unzähliger Anforderungen, welche sich im Laufe der Zeit noch ändern können, gleichzusetzen mit der „Nadel im Heuhaufen“. Sinneswandel gibt es somit nicht nur während der Bauphase, sondern auch bei der Vorabplanung. Es gibt allerdings auch Kunden mit gutem Vorstellungsvermögen, bei denen das gesamte Projekt sehr glatt läuft. Diese Wechsel sind im Yachtbereich zwar etwas Ärgerlich, gehören allerdings dazu und werden von Vermittlern, Werften, etc. ebenfalls einkalkuliert.

  3. Pingback: Planung ist für Kinder - über die Macht der Flutschbegriffe - Lars Vollmer

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